Аудиторский след в хозяйственных операциях. Корректировки финансовых документов

В деятельности предприятия часто встречается необходимость изменения документов, отражающих хозяйственные операции.

Такие изменения связаны со следующими задачами:

■ проведение сторно хозяйственных операций, например, по причине ошибок в первоначальном отражении операции, но невозможности внести изменения в документ из-за закрытия периода для изменений;

■ возникших дополнений и корректировок в процессе хозяйственной деятельности при необходимости сохранить «аудиторский след».

Методика исправления должна соответствовать следующим критериям:

■ Универсальность:

○ Может быть применена к любому типу документа (список документов, поддерживающих корректировки пополняется в ходе развития системы).

○ Любые данные в документе могут быть исправлены. Также документ может быть аннулирован.

○ Поддерживаются многократные исправления.

■ Обеспечивается «аудиторский след»:

○ Исправление не требует изменения уже отраженных документов и их движений.

○ Существует возможность отследить историю исправлений.

○ Есть возможность исправления ошибок прошлого закрытого периода без открытия периода.

■ Минимизация влияния исправлений на учет.

■ Контроль исправлений (исправления не должны приводить к сбоям в работе системы).

Доклад «Исправление финансовых документов (аудиторский след)»

https://its.1c.ru/db/metod81#content:7855:hdoc.

Данный функционал становится доступен после включения флага НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат – Использовать исправительные документы.

Исправление документов осуществляется следующим образом:

■ Для исправления используются документ того же типа, что и исправляемый. Исправительный документ вводится на основании исправляемого и заполняется его данными.

■ В исправительном документе выполняется ввод «правильных» данных, то есть документ становится «новой версией» исправляемого документа.

■ Поддерживаются цепочки исправлений, то есть на основании исправительного документа может быть создан следующий исправительный документ. Исправление всегда вводится на основании актуального (последнего) документа цепочки.

При проведении исправительного документа формируются сторно движений документа-основания и новые исправленные движения.

При исправлении документа Производство без заказа движения делаются на разницу значений исходного и исправленного документов. Подробно про отражение операций исправления и сторнирования документов Производство без заказа см. Производство без заказов

Изменения в систему можно внести, используя команду ввода документа на основании текущего.

В исправительном документе отображается ссылка на исходный исправляемый документ.

В исправляемом документе отображается ссылка на исправительный документ. При этом документ заблокирован для изменений.

Если исправлений больше одного, то можно посмотреть всю цепочку.

Аннулирование документа можно сделать следующим образом:

■ Для аннулирования реализуется специализированный документ Сторно.

■ На основании документа Сторно реализуется печать бухгалтерской справки.

■ При проведении формируются сторно движений документа.

Для поддержки исправлений в документе используются 3 реквизита:

■ Исправление – признак того, что документ добавляется как исправительный;

■ Исправляемый документ – ссылка на исходный исправляемый документ;

■ Сторнируемый документ – ссылка на предыдущий документ в цепочке. Именно движения данного документа сторнируются. При первом исправлении заполняется ссылка на исходный исправляемый документ.

Для документа может быть встроена возможность только аннулирования - в этом случае добавление реквизитов не требуется.

Также соответствующие поля есть в регистре сведений Реестр документов, которые заполняются при проведении документов. Поля из реестра используется для контроля корректности цепочек исправления и вывода информации в журналы документов. В форме списка документов отдельным флагом отмечаются документы, которые исправлены или сторнированы, а также в столбце Исправляемый (сторнируемый) документ отражается ссылка на документ-основание.

После исправления документы изменяются таким образом:

■ после регистрации на основании исправления или сторно документ блокируется для дальнейшего изменения;

■ доступен для редактирования только последний документ в цепочке.

Если используются распоряжения и партии:

■ При вводе исправительного документа распоряжением (например, для склада или обеспечения) всегда остается исходный документ. Выполняется контроль остатков по распоряжению.

■ При исправлении партиеобразующего документа партией остается исходный документ.

Исправлению подлежат только финансовые, не регламентные документы. Если, например, документ Внутреннее потребление товаров закрытого периода исправлен, то документ Заказ на внутреннее потребление надо закрыть или откорректировать тоже.

При печати исправительных документов:

■ в печатных формах выводятся данные исправительного документа (данные после исправления);

■ в «произвольных» формах выводятся дата и номер исправляемого документа, а также информация о номере и дате исправления;

■ в «общепринятых» формах выводятся дата и номер исправляемого документа. Информация о номере и дате исправления не выводится.

■ Аналогичное поведение реализовано при печати формы ТОРГ-12 из документа Корректировка реализации.

Нумерация исправительных документов:

■ В общем случае отдельной нумерации для исправительных документов не предполагается - исправительный документ «занимает» отдельный номер.

■ Там, где сквозная нумерация важна (например, кассовые документы), исправительные документы будут с префиксом «И».

В печатной форме М-11 сохраняется исходный номер документа в корректируемых документах.

При проведении исправительных документов выполняются контроли. Например, если в результате исправления образуется отрицательный остаток товара, то такой документ не будет проведен. Это позволяется не допустить некорректного состояния системы.

Исправление проводок в бухгалтерском и налоговом учетах осуществляется на дату исправления в соответствии с общим подходом. При необходимости проводки могут быть уточнены вручную.

В системе есть следующие ограничения функциональности:

■ не поддерживается при использовании РИБ;

■ исправления не могут быть применены для документов, формирующих движения несколькими датами;

■ не поддерживается автоматическое исправление в БУ и НУ в соответствии с ПБУ 22/2010.

Данные документы отражаются и корректируются в следующих учетных механизмах:

■ Себестоимость товаров, партионный учет;

■ Учет доходов и расходов;

■ Обеспечение;

■ Склад;

■ Серийный учет;

■ Учет товаров организаций (виды запасов);

■ Внутренние заказы;

■ Оборотные регистры управленческого учета;

■ Международный учет;

■ Регламентированный учет.

Для документов учета внеоборотных активов не применяются описанные выше исправления. В рамках подсистемы Внеоборотные активы реализованы документы Корректировка стоимости и амортизации ОС и Корректировка стоимости и амортизации НМА.

При исправлении в учете себестоимости сторнируются только онлайн движения. Стоимостные сторнирующие движения формируются при расчете. Партии в сторнирующих движениях заполняются по данным сторнируемого (исправляемого) документа.

При обсчете «новых» движений исправительного документа с приоритетом используются партии, которые в результате «образовались». Таким образом, минимизируется влияние исправлений на учет. При исправлении приходного документа партией остается исходный исправляемый документ.

В результате исправления приходного документа по партии могут возникнуть следующие ситуации:

■ Отрицательный остаток по количеству и стоимости. Отражается «пересортица партий». Отрицательный остаток «закрывается» за счет другой партии, подобранной по ФИФО. Отклонения в стоимости партий списываются на финансовый результат по статье доходов/расходов Отклонения в стоимости товаров.

■ Отрицательный или положительный остаток только по стоимости. Остаток списывается на финансовый результат по статье доходов/расходов Отклонения в стоимости товаров.

Для оперативных регистров (Расчеты с клиентами и Расчеты с поставщиками) используется общий подход по сторнированию движений.

При расчете регистров Расчеты с клиентами по срокам и Расчеты с поставщиками по срокам для операций «сторно» применен подход, аналогичный отражению операций корректировки реализации и корректировки приобретения «в минус»:

■ Если долг (аванс) на момент исправления по документу не был «закрыт», то он «закрывается».

■ Если долг (аванс) был закрыт, то по документу сторнирования (исправления) образуется аванс (долг). В бухгалтерском учете при этом будет сформирована проводка по восстановлению аванса (долга).

Так как в данном случае идет речь об исправлении внутренних ошибок, то счета-фактуры по авансам, образованным при сторнировании, автоматически не создаются.